Escopo do Projeto

O objetivo é preservar a história do CIPS e consolidar este conteúdo, organizando-o por ordem cronológica e disponibiliza-lo no site.
Requisitos:
- Edição, Atualização e Padronização de Vídeos;
- Tratamentos das fotos coletadas.

Semana de 01/10/11 a 07/10/11

Produtos do projeto

O projeto foi subdividido nos seguintes entregáveis:

• Digitalização de aproximadamente 1500 fotos

• Criar CD contendo as fotos em ordem cronológica e fundo musical (em estilo apresentação)

• Conversão de 27 fitas de vídeo em CD

• Editar vídeo compacto contendo o resumo das 27 fitas de vídeos convertida para CD

• Incluir vídeos e fotos no site da CIPS ( para este entregável provavelmente teremos o apoio do profissional que desenvolveu o site)

Papéis e responsabilidades

Cronograma macro do projeto









WBS do projeto
























Lista de atividades e cronograma




















Atividades desenvolvidas durante a semana

• Criação do blog
• Visita à instituição no dia 04/10
• Levantamento das necessidades e materiais disponíveis

Reunião para definição de:

• Entendimento do escopo do projeto
• Matriz de responsabilidades
• Plano de comunicações
• Cronograma macro do projeto
• Lista de atividades
• Planejamento do cronograma

Próximos passos

• Obtenção das fotos impressas
• Organizar fotos
• Definir forma de digitalização de fotos e vídeos
• Cotação e contratação da empresa de conversão dos vídeos
• Estudo de viabilidade - dinamizar fotos e vídeos no site

Semana de 08/10/11 a 14/10/11

Atividades Previstas e Realizadas

• Obtenção das fotos impressas
• Organizar fotos
• Definir forma de digitalização de fotos e vídeos
• Cotação da empresa de conversão dos vídeo
• Estudo de viabilidade - dinamizar fotos e vídeos no site
• Matriz de responsabilidades
• Mapeamento dos riscos do projeto

Legenda: [Pendente] / [Parcial] / [Feito]


Estudo de viabilidade da Digitalização das fotos










Estratégia de digitalização das fotos

A estratégia escolhida foi fotografar as fotos impressas.




















Estudo de viabilidade da Digitalização dos Vídeos












Nova atividade: Levantamento de recursos junto a empresas.


Matriz de riscos do projeto

Ver planilha de riscos

VME inicial: R$ 3.775,00
Custo das respostas: R$ 50,00
VME Final: R$ 144,00


Cronograma macro














WBS - Acompanhamento

















Próximos passos

• Obtenção das fotos restantes
• Organizar fotos
• Montar “geringonça” para fotografar as fotos
• Levantamento de recursos para digitalização dos vídeos
• Estudo de viabilidade - dinamizar fotos e vídeos no site
• Detalhar escopo do entregáveis:
• CD com fotos em ordem cronológica e fundo musical
• Vídeo contendo o resumo das 27 fitas de vídeos convertidas
• Inclusão de vídeos e fotos no site da CIPS

Semana de 15/10/11 a 21/10/11

Olá pessoal que acompanha nosso blog!

Nesta semana o projeto começou a engrenar com uma melhor definição dos entregáveis e com a execução do scaneamento das fotos!

Segue abaixo um resumo das atividades:

Atividades previstas e realizadas

1- Obtenção das fotos restantes

Status: finalizado parcialmente

No dia 15/10 o grupo realizou uma visita ao CIPS para definir melhor o escopo de alguns entregáveis e aproveitamos para retirar a primeira parte das fotos.

Nesta leva foram obtidas 800 fotos impressas, a maior parte em boa condições.


2- Montar “geringonça” para fotografar as fotos
Status: cancelado - estratégia alterada!
Durante a semana realizamos alguns testes comparativos entre a solução de fotografar as fotos (estratégia definida anteriormente) e de scanear as fotos.

Percebemos que fotografar as fotos exigiria uma série de cuidados, como o uso de iluminação adequada e a padronização do método de disparo das fotos para evitar distorções entre os lotes de fotos, dificultando assim a divisão do trabalho entre várias pessoas.

O grupo discutiu e em comum acordo decidiu que seria melhor usar um método mais lento mas que permitisse a divisão do trabalho entre várias pessoas, e assim ficou definido que usaremos o método de scaneamento das fotos.

Outra vantagem é que a qualidade final das fotos scaneadas é superior ao do método de fotografar as fotos.


3- Digitalização das fotos [NOVO]
Status: Em andamento
O trabalho de escanear a primeira leva de 800 fotos foi dividido entre os participantes e já está sendo executado a pleno vapor !


4- Organizar fotos
Status: Em andamento
Ficou definido junto ao cliente que as fotos digitalizadas serão entregues em um DVD organizado em pastas conforme o critério abaixo:
|-Ano
. |- Evento


5- Levantamento de recursos para digitalização dos vídeos
Status: Em andamento
O valor a ser levantado para cobrir as despesas de conversão dos vídeos foi orçado em R$ 400,00.

Esta semana contactamos o RH das empresas onde trabalhamos e de empresas "fornecedoras" para verificar a possibilidade de doações, mas até o momento não obtivemos uma confirmação.

Caso o valor necessário não seja levantado até o fim da próxima semana teremos que rever a nossa estratégia de arrecadação de recursos.


6- Estudo de viabilidade - dinamizar fotos e vídeos no site
Status: finalizado
Ficou definido que será criado um blog com todas as fotos do CIPS, de forma que as pessoas da própria instituição possam dar continuidade na atualização das fotos após o término do projeto.

O site atual do CIPS irá exibir um link que irá direcionar para este blog.


7- Detalhar escopo do CD com fotos em formato apresentação
Status: finalizado
Ficou definido que o cliente irá selecionar as fotos para apresentação em até 7 dias após a entrega do DVD com todas as fotos digitalizadas.

A apresentação deve durar em torno de 10 minutos, e o número exato de fotos não foi estabelecido mas deve girar em torno de 120 a 150 fotos.

A cliente fez questão de ressaltar que não deseja uma apresentação muito extensa e cansativa.


8- Detalhar escopo do Vídeo resumido das 27 fitas de vídeo convertidas
Status: finalizado (item cancelado!)
A inclusão deste foi um engano, fruto de uma falha de comunicação.

Inicialmente entendemos que seria necessário desenvolver um vídeo resumido com os melhores momentos dos 27 vídeos convertidos, porém ficou esclarecido na última reunião que eles desejam agrupar diversos vídeos em um mesmo DVD, desde que exista um menu permitindo o acesso aos vídeos em ordem cronológica e separada por evento.

Dito isso, o entregável foi removido do projeto.


WBS atualizada




















Cronograma atualizado

Lista de tarefas atualizada e respectivos %'s de conclusão:
























Grafico de Gantt
















Caminho crítico
















Diagrama de rede do projeto





Custos do projeto























Curva "S" do projeto

Semana de 22/10/11 a 28/10/11

Olá internautas!!

Esta semana foi de trabalho duro para algumas pessoas do grupo, em especial para o nosso grande amigo Hrenrery que mesmo de férias e com uma filhinha recém-nascida conseguiu dedicar várias horas a execução do projeto... Obrigado Harry !


Atividades previstas e realizadas

1- Digitalização das fotos
Status: Em andamento
Recebemos a segunda parte das fotos e percebemos que pelo volume deve ter estourado fácil a quantidade inicialmente prevista de 1500 fotos.

Mesmo assim o grupo não se desanimou e logo tratou de fazer a divisão do trabalho.

Fica aqui registrado a nossa gratidão ao esforço do companheiro Hrenrery, que mesmo de férias e com uma filha recém-nascida conseguiu escanear boa parte destas fotos.

Obrigado pela dedicação Harry, você é o cara!


2- Organização fotos
Status: Em andamento
As fotos estão sendo organizadas e distribuídas entre todos os membros do grupo.
Como os arquivos passam facilmente dos 10MB, estamos sendo obrigados a colocar os arquivos no MegaUpload para facilitar o compartilhamento com os demais membros do grupo.


3- Levantamento de recursos para digitalização dos vídeos
Status: Em andamento
O valor a ser levantado para cobrir as despesas de conversão dos vídeos foi orçado em R$ 400,00.

Desde a semana passada estamos contactando o RH das empresas onde trabalhamos e de empresas "fornecedoras" para verificar a possibilidade de doações, mas até o momento não obtivemos uma confirmação.

Uma destas empresas, a Nova Soluções, realiza doações todo fim de ano para algumas instituições de caridade e se prontificou a estudar uma doação para o nosso projeto.

Caso o valor necessário não seja levantado até o fim da próxima semana teremos que rever a nossa estratégia de arrecadação de recursos.


Cronograma atualizado

Lista de tarefas atualizada e respectivos %'s de conclusão:
























Grafico de Gantt
















Custos do projeto






















Curva "S" do projeto

Semana de 29/10/11 a 04/11/11

Olá pessoal !

Este semana tivemos um feriado na quarta-feira que veio a calhar!
Todos estamos trabalhando muito e dedicar o tempo livre em projetos paralelos não está sendo fácil !

Esta semana conseguimos resolver um dos itens que estava atrasando o andamento do projeto: a doação de recursos para a digitalização dos vídeos !

Além disso, identificamos e corrigimos uma falha de dependência entre as atividades do projeto, o que causou um aumento de 1 semana na data de entrega do projeto, para 01/12/2011.


Atividades previstas e realizadas

1- Digitalização das fotos
Status: Finalizado
Finalmente finalizamos a digitalização!
No total foram escaneadas cerca de 2000 fotos, todas em resolução 600 dpi.

2- Organização das fotos
Status: Finalizado
Após escanear todas as fotos, finalizamos o processo de organização das fotos por ano e evento realizado.

3- Gravação do CD com as fotos digitalizadas
Status: Finalizado

4- Entrega do CD com as fotos digitalizadas
Status: Pendente
A entrega será realizada neste sábado mas ainda dependemos de confirmação da Iasmi, nosso contato no CIPS.

5- Levantamento de recursos financeiros
Status: Finalizado
Após várias tentativas frustradas conseguimos finalmente levantar o capital necessário para realizar a digitalização dos Vídeos.

A doação foi realizada pela empresa "Depósito Lagoa - Materiais de contrução", localizada em Itapecerica da Serra.
Todo fim de ano a empresa realiza uma doação para uma instituição beneficente local e também doa brinquedos que são distribuídos para crianças carentes da região durante o natal.
Conseguimos a doação de R$ 400,00 após expor os trabalhos realizados pelo CIPS e também o objetivo do projeto.

6- Digitalização dos vídeos
Status: Em andamento
Com os recursos em mãos fechamos a contratação de uma empresa especializada para a conversão dos vídeos em formato digital.
A entrega final está prevista para 11/11/2011.


Cronograma atualizado
Havia um erro no cronograma quanto a dependência entre as atividades.
Este erro foi corrigido e a data de entrega prevista foi estendida em 1 semana, para 01/12/2011.
Segue abaixo cronograma corrigido com os respectivos percentuais de conclusão.


























Grafico de Gantt















Custos do projeto






















Curva "S" do projeto



















Principais tarefas da próxima semana

1- Entrega dos vídeos digitalizados
Responsável: Empresa contratada
Prazo: 11/11/2011

2- Seleção das fotos para criação da apresentação
Responsável: CIPS
Prazo: 12/11/2011

3- Upload das fotos para a internet
Responsável: Rafael
Prazo: 11/11/2011

4- Criação do foto-blog
Responsável: Rafael
Prazo: 11/11/2011

.::.

Semana de 05/11/11 a 18/11/11

Olá pessoal !

Vou contar uma pequena história de terror, ocorrida neste projeto...

Ainda bem que isso só acontece em projetos acadêmicos, e que na vida real tudo é perfeito e nunca nos deparamos com este tipo de problema, não é mesmo?

Episódio: A surpresa

Na semana anterior finalizamos o CD com as fotos e estava tudo combinado para realizar a entrega no sábado. Mas eis que ocorre um problema.

Em uma checagem de última hora identificamos que várias fotos apresentavam pequenos defeitos de escaneamento ou de recorte, e que precisavam ser retrabalhadas.

Diante desta situação decidimos adiar a entrega até que todos os problemas fossem sanados.

Só que não tínhamos noção do tamanho do trabalho!

Episódio: A reação

No sábado o grupo se reuniu e decidimos que todas as fotos precisavam passar por um controle de qualidade rigoroso, mesmo sendo um pouco tarde para isso.

Dividimos a tarefa de checar as fotos e ficamos de conversar nos próximos dias.

Até o momento achávamos que era algo pontual envolvendo poucas fotos, mas como a qualidade do trabalho estava em jogo decidimos rever todas as fotos.

Episódio: A revelação

Ao final do levantamento, identificamos basicamente 3 problemas:

1- Fotos escaneadas com resolução muito baixa (150 dpi)

2- Fotos com problema de recorte (margens brancas nas laterais)

3- Fotos com riscos verticais, devido a defeito no escaner.

Verificamos que o "scaner" utilizado por um dos membros passou a apresentar o erro 3 descrito acima após processar várias fotos. No início ele funcionou corretamente.

O resultado final foi assustador: teremos que reescanear cerca de 800 fotos!

Episódio: A reconstrução

E assim começou nosso pesadelo.

Descobrimos que um dos escaners utilizados não estava respeitando a configuração de 600 dpi configurada via software, e que sempre processava as fotos com 150 dpi.

Este escaner era visto como a nossa salvação pois era extremamente rápido, e de repente não podíamos mais contar com ele.

A solução foi buscar escaners caseiros com amigos e pessoas conhecidas, e enquanto isso o tempo correndo...

Dividimos as fotos entre várias pessoas do grupo mas mesmo assim foi muito difícil conseguir os escaners e refazer o escaneamento.

Episódio: O desfecho

Ao final de 2 semanas finalmente conseguimos terminar o escaneamento e a revisão de todas as fotos.

Fizemos a entrega do CD revisado no sábado 19/11 para a Iasmi, e agora aguardamos ansiosamente que ela consiga dedicar algum tempo para selecionar as melhores fotos.

Nosso próximo entregável, que é a foto-apresentação, depende deste passo para ser iniciado.

Conclusão

Se algum membro do grupo tivesse sido escalado desde o início para garantir a qualidade das fotos com certeza não teríamos sido surpreendidos momentos antes de realizar a entrega do CD.

O retrabalho causou um atraso de 2 semanas no projeto, o que nos obrigará a rever algumas estratégias para compensar o tempo perdido.

Acredite, este retrabalho custou muito caro. Foram noites, finais de semana, feriado e até madrugadas de trabalho. Mas valeu o esforço.

Principais tarefas

1- Re-Digitalização das fotos

Status: Finalizado

2- Entrega do CD com as fotos digitalizadas

Status: Finalizado * apenas dia 19/11

3- Digitalização dos vídeos

Status: Finalizado

4- Seleção das fotos para criação da apresentação

Status: Pendente

5- Upload das fotos para a internet

Status: Pendente

6- Criação do foto-blog

Status: Pendente

.::.

Semana de 19/11/11 a 25/11/11

Olá pessoal !

Após a tempestade da semana anterior, decidimos agilizar todas as tarefas que dependiam exclusivamente do grupo para diminuir ao máximo o atraso no projeto.


Atividades previstas e realizadas

1- Disponibilização dos vídeos no youtube
Status: Finalizado
Os vídeos digitalizados foram disponibilizados no youtube, porém restringimos o acesso com login e senha enquanto a Iasmi-CIPS não autorizar a publicação.

Nenhum vídeo possuia nome detalhando o ano e o evento. Desta forma, a Iasmi ficou responsável por analisar e classificar os vídeos.

2- Seleção das melhores fotos
Status: Em andamento
A Iasmi recebeu as fotos digitalizadas na semana passada e durante esta semana ficou responsável por selecionar as melhores fotos.

Usaremos estas fotos para criar um dos entregáveis do projeto, a foto-apresentação.

3- Criação do fotoblog
Status: Finalizado
Depois do enorme atraso ocorrido no projeto decorrente do reescaneamento das fotos decidimos rever a estratégia do fotoblog afim de otimizar tempo.

A solução escolhida foi criar uma conta no Facebook para o CIPS e publicar todas as fotos digitalizadas como albuns públicos.

O "site" do CIPS dentro do facebook também foi configurado como acesso público, de forma que pessoas sem conta no facebook também possam acessar.

Esta solução permitiu um maior ganho de produtividade e irá ajudar a não aumentar muito o prazo final do projeto.


4- Upload das fotos para a internet
Status: Finalizado
Após a criação da conta do CIPS no facebook iniciamos a criação dos álbuns e o upload das fotos.


Cronograma atualizado

O retrabalho ocorrido na semana passada causou um impacto de 14 dias no projeto, porém conseguimos otimizar algumas tarefas posteriores de forma que o impacto no prazo foi reduzido para 8 dias.

O novo prazo de entrega previsto para o projeto é 09/12/2011.

























Grafico de Gantt
















Custos do projeto




















Curva "S" do projeto

















Principais tarefas da próxima semana

1- Finalizar seleção das fotos para criação da apresentação
Responsável: CIPS
Prazo: 25/11/2011

2- Criar foto-apresentação
Responsável: Quelisson
Prazo: 08/12/2011

3- Entrega do site com fotos e vídeos digitalizados
Responsável: Rafael
Prazo: 03/12/2011

.:.

Semana de 03/12/11 a 09/12/11

Finalização do projeto

Clique para acessar:

Lições aprendidas

Matriz de riscos atualizada

Apresentação 09/12